Bật mí kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện ngoài trời thành công mĩ mãn

0
9032
Tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành một xu thế mới, được rất nhiều khách hàng sử dụng vì sự độc đáo và sáng tạo

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành một xu thế mới, được rất nhiều khách hàng sử dụng vì sự độc đáo và sáng tạo. Thay vì tham gia các event, buổi hội thảo,… diễn ra trong khách sạn, các Trung tâm hội nghị thì khách hàng dường như ngày càng có hứng thú với các sự kiện được diễn ra ngoài trời hơn cả.

Những sự kiện ngoài trời thường tạo cảm giác thoải mái, tự do, không gian rộng rãi, sức chứa lớn và không bị giới hạn khi trang trí. Theo đó, hiện nay các khách hàng thường yêu cầu tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm: đám cưới, teambuilding, các cuộc thi thể thao…. Tuy nhiên, để tổ chức thành công sự kiện ngoài trời thì chúng ta cũng nên “bỏ túi” cho mình một số kinh nghiệm được nói đến dưới đây:

Địa điểm

Mục đích và tính chất của các sự kiện thường khác nhau nên việc lựa chọn được một địa điểm phù hợp là việc không dễ dàng. Địa điểm tổ chức sự kiện đó phải rộng rãi, thoáng mát, thuận tiện cho việc di chuyển của khách. Thường chúng ta sẽ chọn sân vườn, những khách sạn có bãi biển đẹp hoặc những sân vận động có diện tích lớn để tổ chức.

Một đám cưới được tổ chức ngoài trời bên cạnh bãi biển xinh đẹp

 Trang trí

Sự kiện tổ chức ngoài trời ngoài việc chúng ta có thể thoải mái, thỏa sức trong việc trang trí thì việc này cũng dễ nảy sinh vấn đề.Chúng ta cần trang trí để làm nổi bật không gian chính của sự kiện, tuy nhiên cũng phải trang trí cân bằng và hợp lí so với các không gian khác, nếu không sẽ làm sự kiện trở nên mờ nhạt và thiếu sức hút. Việc trang trí phải phù hợp với tính chất của từng chương trình được tổ chức.

Thời tiết

Một sự kiện được sắp xếp tổ chức sự kiện ngoài trời để diễn ra thành công thì có thể được lên kế hoạch trước đó vài ngày, vài tuần, thậm chí là vài tháng. Thời gian càng lâu thì việc lường trước được thời tiết càng gặp nhiều khó khăn. Thời tiết là yếu tố vô cùng khó lường, sự kiện sẽ trở nên hoàn hảo khi được thời tiết ủng hộ: không có mưa bão, gió mạnh hay nắng gắt. Các nhà tổ chức sự kiện chỉ có thể hạn chế rủi to này bằng cách xem dự báo thời tiết và đề ra các phương án cụ thể nếu thời tiết có sự biến đổi trong lúc sự kiện diễn ra thì vẫn có thể đối phó. Phương án cụ thể đó là gì: dùng mái che di động, dùng ô có kích cỡ lớn hoặc một địa điểm tổ chức trong nhà gần đó.

Khu vực gửi xe

Nếu trong một sự kiện tổ chức ngoài trời được tổ chức ở các địa điểm công cộng, không giới hạn số lượng người tham gia thì vấn đề bạn cần nghĩ tới ở đây là sắp xếp và bố trí bãi gửi xe sao cho hợp lí.Khu vực giữ xe nên thuận tiện theo dòng di chuyển của khách tránh sự ùn tắc giao thông. Sự kiện được tổ chức trong khu vực khách sạn thì điều này sẽ dễ dàng hơn vì có bãi gửi xe của khách sạn. Tuy nhiên bạn cũng cần bố trí một nơi gần khách sạn cho trường hợp khách quá đông, bãi gửi xe khách sạn không đỉ sức chứa.

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời bạn phải lưu ý đến an ninh trật tự cùng các yếu tố khác

An ninh trật tự

Đa số các sự kiện ngoài trời thường có không gian rất rộng rãi thoáng mát với số lượng người tham gia lớn. Kẻ gian có thể trà trộn vào sự kiện, lợi dụng sự đông đúc để thực hiện các hành vi xấu như móc túi, trộm cắp. Ngoài ra trong một sự kiện đông khách tham gia sẽ rất dễ xảy ra những việc như xô đẩy, tranh cãi, thậm chí là đánh nhau. Các nhà tổ chức sự kiện cần lập kế hoạch đảm bảo an toàn cho khách tham gia, lắp đặt các thiết bị và dịch vụ an ninh.

Vệ sinh ăn uống- vệ sinh môi trường

Tổ chức sự kiện ngoài trời bạn cần để ý đến khâu ăn uống. Theo đó, sự kiện tổ chức ở khách sạn, resort thì bạn chỉ cần đưa menu, bên họ sẽ phụ trách vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Nhưng với sự kiện tổ chức ở các địa điểm như: quảng trường, sân vận động, phố đi bộ,…thì việc chuẩn bị đồ ăn thức uống là vô cùng khó khăn, chúng ta cũng khó kiểm soát chất lượng thực phẩm ở các gian hàng bên ngoài sự kiện. Vì thế, để tăng cường vệ sinh an toàn thực phẩm, chúng ta cần có một đội ngũ vệ sinh, thường xuyên kiểm tra hàng hóa đã vào trong sân an toàn hay chưa.

Việc xả rác là điều không thể tránh khỏi trong sự kiện ngoài trời, các loại rác thải ở đây thường là bao nilon, giấy, chai nhựa…Bạn có thể bố trí nhân viên lượm rác sau khi sự kiện diễn ra, bố trí các biển nhắc nhở mọi người không xả rác tại những nơi dễ nhìn, bố trí các thùng rác xung quanh khu vực diễn ra sự kiện là điều cần thiết.

Để một sự kiện diễn ra thành công là điều không dễ dàng, đặc biệt là sự kiện diễn ra ngoài trời. Hy vọng bài viết kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời nói trên sẽ cung cấp đến bạn những thông tin quý giá và bổ ích để các bạn có thể tham khảo nhằm tổ chức sự kiện tốt hơn. Chúc bạn thành công.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây